Das neue Zeitmanagement: Selbstmanagement!

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Der Tag hat 24 Stunden. Für die Arbeit verwenden wir davon bei einer Vollzeitstelle in der Regel zwischen 8 und 10 Stunden. Bei den meisten Menschen verteilt sich die Arbeitszeit auf 5 Tage in der Woche. Zeitliche Rahmenbedingungen, auch wenn sie nicht bei allen identisch sind, haben eins gemeinsam: Sie sind gesetzt. Klar gibt es hier und da Möglichkeiten, Flexibilität zu schaffen, aber spätestens bei der Dauer eines Tages, einer Woche oder eines Jahres hört diese Flexibilität auf. Ein Tag dauert nun mal so lange, wie ein Tag dauert – und nicht länger oder kürzer, auch wenn wir uns das manchmal wünschen.

Hält man sich das vor Augen, so klingt der Begriff des „Zeitmanagements“ in meinen Ohren etwas merkwürdig. Wenn wir vieles managen können, die Zeit gehört ganz sicher nicht dazu. Also was tun, wenn die Zeit für all die Aufgaben nie reichen will? 

Das klassische Zeitmanagement ist eigentlich Aufgabenmanagement

Natürlich hat das klassische Zeitmanagement seine Daseinsberechtigung. Darunter werden Methoden und Tools zusammengefasst, die uns helfen, unsere Zeit effektiv zu nutzen. Stichworte wie die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip oder die ABC-Analyse hat sicherlich jede*r schon einmal gehört. Falls nicht: Das Internet hält ausführliche Beschreibungen parat 😉

Und klar: Bei viel Workload macht es Sinn, Aufgaben zu priorisieren, zu delegieren, sich den Tag in Zeitfenster zu unterteilen und so weiter und so fort. Aber auch Menschen, die sich wirklich gut organisieren können und die in Sachen Arbeitseffizienz nur noch sehr wenig Luft nach oben haben, gehen oftmals am Ende eines Arbeitstags nach Hause und haben das demotivierende Gefühl:

Heute hat es wieder nicht gereicht. Ich bin nicht fertig geworden. Der Berg ist größer geworden und nicht kleiner.

Wenn solche Gedanken phasenweise das Ergebnis eines Arbeitstags sind, beispielsweise weil gerade der Endspurt eines großen Projektes läuft oder die Arbeit von kranken Kolleg*innen übernommen werden muss, dann gehört das natürlich auch einfach mal dazu – wenn es auch anstrengend ist und deswegen umso wichtiger, dass es wieder vorüber geht. Ich habe jedoch viele Menschen kennengelernt, bei denen diese Gefühle und Gedanken am Ende eines langen Arbeitstages die Regel sind. Und wenn das passiert, dann ist das nicht nur sehr frustrierend, dann macht das auf Dauer auch krank. Es muss also ein neuer Ansatz her: Wo das klassische Zeitmanagement (oder besser: Aufgabenmanagement) an seine Grenzen stößt, braucht es andere Ansätze für Entlastung. Einer lautet: Selbstmanagement.

Was tun, wenn die Zeit nie reicht, um deine Ziele zu erreichen?

Selbstmanagement – was ist das denn überhaupt?

Fragt man Wikipedia nach einer Definition für Selbstmanagement, erhält man folgende Antwort:

„Selbstmanagement, verstanden als Kompetenz, die berufliche und persönliche Entwicklung zu gestalten, wendet Techniken aus dem Management, der Psychologie und der persönlichen Führung an, um die eigene Motivation zu erhöhen, eigene Ziele zu klären und diese besser zu erreichen.“

Wie schon aus dem Begriff „Selbstmanagement“ an sich liest man auch aus dieser Definition heraus, dass Eigenverantwortung ein zentraler Aspekt ist: Du managst dich, deine eigene Entwicklung und die Erreichung deiner Zielen selbst.

Die schlechte Nachricht ist: Das ist Arbeit 😉

Die gute Nachricht ist: Wenn du für das Management deiner selbst, deiner Entwicklung und deiner Ziele verantwortlich bist, dann hast du massiv viel Einfluss. Denn wer kann dann die Ziele, Meilensteine und Entwicklungssprünge vorgeben, an denen du dich messen willst? Genau: Du selbst.

In meinen Augen ist das ein Schlüssel für funktionierendes Selbstmanagement: Nicht dein Arbeitgeber, deine Chefin oder deine Kunden geben vor wann es ein erfolgreicher Tag war und du zufrieden in den Feierabend gehen kannst. Sondern du selbst.

Jetzt höre ich förmlich deinen Einwand, dass du doch aber sehr wohl Vorgaben und Ziele hast, die von anderen vorgegeben werden und an denen du gemessen wirst. Und das stimmt natürlich. Die nächste Frage lautet also:

Wie gehst du damit um, wenn es eine Diskrepanz zwischen deinen eigenen Zielen und den Vorgaben „von außen“ gibt?

Selbstmanagement für Realist:innen

Bei einer (gefühlten) Diskrepanz ist das Ziel, diese zu schließen – oder zu verstehen, wie sie zustande kommt und dann gegebenenfalls annehmen zu können.

Wenn du also den Eindruck hast, die Ziele, die du dir selber setzt, stimmen nicht überein mit den Zielvorgaben von außen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Validieren: Ist die Diskrepanz tatsächlich da oder existiert sie nur in deinem Kopf? Führe ein klärendes Gespräch mit den Personen, die dir Ziele vorgeben und validiere, ob die Zielvorgaben tatsächlich die sind, von denen du ausgehst. Sehr oft versuchen wir Dinge zu erreichen, die nie explizit als Ziel definiert wurden. Verschaff dir also Klarheit darüber, ob es wirklich eine Diskrepanz zwischen deinen Zielen und denen der anderen gibt.
  • Anpassen: Wenn tatsächlich eine Diskrepanz besteht, überlegt gemeinsam, wie ihr die Ziele so anpassen könnt, dass ihr beide damit einverstanden und zufrieden seid.
  • Annehmen und Selbstregulation: Bleibt die Diskrepanz dennoch bestehen, ist es an dir, einen für dich gesunden Umgang damit zu finden:
    • Wie kannst du in eine Akzeptanz darüber kommen?
    • Wie kannst du negative Gefühle („Ich bin wieder nicht fertig geworden“) am Ende eines Arbeitstags mithilfe deines Selbstmanagements so umdeuten, dass sie dich nicht in den Feierabend begleiten?
    • Welche Bedürfnisse stehen hinter diesen Gefühlen? Und wie kannst du sie erfüllen – vielleicht auch ohne die externen Zielvorgaben erreicht zu haben?
Stabil bleiben in instabilen Umgebungen: Das ist möglich durch ein gutes Selbstmanagement.

Selbstmanagement, so wie ich es verstehe, ist kein Ansatz, um bessere Arbeitsergebnisse im Sinne von „die Vorgaben besser erfüllen“ zu erzielen. Es ist ein Ansatz, um mental stabil in einer Arbeitswelt zu bleiben, in der es oft genug vorkommt, dass die Vorgaben gar nicht erfüllt werden können. Denn wenn das der Fall ist, braucht es andere Dinge, an denen wir uns messen, um abends trotzdem zufrieden nach Hause gehen zu können.

Klingt das nach deinem Thema? Dann meld dich bei mir für ein unverbindliches Erstgespräch nach dem du entscheiden kannst, ob du es im Rahmen eines Coachings angehen möchtest.

Du möchtest zu einem meiner Themen mit mir in den Austausch kommen? Dann schreib mir gern eine Mail an hallo@gutes-arbeiten.de. Ich freu mich, von dir zu hören!

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